Yasal

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

BEYNİN MATEMATİĞİ EĞİTİM VE DANIŞMANLIK LİMİTED ŞİRKETİ

1. POLİTİKANIN AMACI VE YAKLAŞIMIMIZ

Beynin Matematiği Eğitim ve Danışmanlık Limited Şirketi (“Şirket”) olarak, kurumumuzla etkileşimde bulunan tüm bireylerin kişisel verilerinin korunmasını en üst düzey sorumluluklarımızdan biri kabul ediyoruz. Başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) olmak üzere ilgili tüm mevzuata uyum sağlamak maksadıyla gerekli idari ve teknik alt yapıyı eksiksiz şekilde hayata geçirmekteyiz.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Şirketimiz bünyesinde yürütülen veri saklama, silme, yok etme ve anonimleştirme süreçlerine ilişkin yöntem ve ilkeleri şeffaflıkla düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM VE BİLGİ KATEGORİLERİ

Bu Politika; kursiyerlerimiz, eğitim alanlarımız, çalışanlarımız, iş başvurusu yapan adaylarımız, eğitmen ve danışmanlarımız, tedarikçi/iş ortağı temsilcilerimiz, www.esnekbeyin.com adresini kullanan ziyaretçilerimiz ve verilerini işlediğimiz tüm üçüncü kişilerin otomatik olan ya da bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerini kapsar.

Temel Kavramlar ve Tanımlar

Şirket / Veri Sorumlusu: Bayramoğlu Mah. Nihal Sok. Bina No: 6D, Darıca / Kocaeli adresinde mukim Beynin Matematiği Eğitim ve Danışmanlık Limited Şirketi.

İlgili Kişi: Kişisel verisi Şirket bünyesinde işlenen gerçek kişi.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya hiçbir şekilde kimliği belirli/belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi (anonimleştirme) işlemi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Şirketimizin iş süreçlerine bağlı olarak yürüttüğü veri işleme faaliyetlerini, amaçları, hukuki sebepleri, saklama süreleri ve güvenlik tedbirleriyle detaylandırdığı kurumsal çizelge.

Periyodik İmha: Mevzuatta öngörülen saklama süresi dolan verilerin, Şirket tarafından belirlenen aralıklarla kendiliğinden yürütülen temizleme ve imha süreci.

3. VERİ YÖNETİMİ VE SORUMLULUK YAPILANMASI

Şirketimiz genelinde veri güvenliği ilkelerinin uygulanması, birimler arası koordinasyonun sağlanması ve denetim süreçlerinin takibi amacıyla Kişisel Veri Yönlendirme ve Uyum Komitesi görevlendirilmiştir.

Komite; yönetim, insan kaynakları, bilgi teknolojileri ve hukuki danışmanlık birimlerinden temsilcilerin katılımıyla yürütülür.

Kişisel Veri Uyum Komitesi: Mevzuattaki gelişmeler doğrultusunda politikaları güncellemek; veri saklama, imha ve koruma stratejilerini belirlemek; Kurum ve Kurul ile ilişkileri yürütmek.

4. VERİ KAYIT VE SAKLAMA ORTAMLARI

Toplanan kişisel veriler, Şirketimiz tarafından işlenme amacına uygun olarak aşağıdaki güvenli ortamlarda muhafaza edilmektedir:

Dijital Ortamlar: Şirket sunucuları, bulut depolama sistemleri, kurumsal e-posta altyapısı (info@esnekbeyin.com), muhasebe ve CRM yazılımları, veri tabanları, taşınabilir bellekler ve yedekleme sistemleri.

Fiziksel / Matbu Ortamlar: Klasörler, özlük dosyaları, sözleşme arşivleri, muhasebe evrakları, formlar ve kilitli arşiv dolapları.

5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN ESASLAR

5.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki ve İşlevsel Sebepler

Kişisel verileriniz, mevzuatta öngörülen yasal süreler veya işlenme amacının devam ettiği süre boyunca saklanır. Bu kapsamda esas alınan başlıca düzenlemeler:

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve 5510 sayılı SGK Mevzuatı, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Hakkında Kanun, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun

Saklama Amaçlarımız: Eğitim ve danışmanlık hizmetlerinin sunulması, kursiyer kayıt ve sözleşme süreçlerinin yönetimi, finansal ve mali işlemlerin takibi, bilgi güvenliğinin sağlanması, çalışan adaylarının değerlendirilmesi ve yasal bildirim yükümlülüklerinin ifası.

5.2. İmhayı Gerektiren Haller

Aşağıdaki durumların gerçekleşmesi halinde kişisel veriler, re’sen veya veri sahibinin başvurusu üzerine imha edilir:

Verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren meşru amacın ortadan kalkması.
Kanundaki işleme şartlarının (açık rıza, sözleşme ifası, hukuki yükümlülük vb.) hükümsüz kalması.
Açık rızaya dayanan işlemlerde ilgili kişinin rızasını geri çekmesi.
Yasal saklama azami süresinin dolması ve verinin saklanmasını haklı kılacak başka bir hukuki sebebin bulunmaması.
Veri sahibinin KVKK m. 11 kapsamındaki imha talebinin Şirketimizce kabul edilmesi veya Kurul kararı doğrultusunda işlemin gerekli kılınması.

6. VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN TEDBİRLER

6.1. Teknik Tedbirler

Ağ, uygulama ve bulut sistemlerinde şifreleme ve yetkilendirme matrisleri uygulanır.

Güncel anti-virüs yazılımları, güvenlik duvarları (firewall) ve sızma engelleme sistemleri kullanılır.

Dijital erişim logları kullanıcı müdahalesine kapalı şekilde tutulur.

Silinen verilere yetkisiz kişilerin erişmesini engellemek adına dijital karartma ve kalıcı silme komutları uygulanır.

6.2. İdari Tedbirler

Çalışanlarla gizlilik taahhütnameleri imzalanır ve veri ihlali durumlarına ilişkin disiplin kuralları uygulanır.

Personellere düzenli olarak KVKK ve bilgi güvenliği farkındalık eğitimleri verilir.

Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan personelin erişim yetkileri derhal iptal edilir.

Üçüncü taraflarla yapılan tüm sözleşmelere detaylı veri güvenliği hükümleri eklenir.

7. İMHA TEKNİKLERİ VE YÖNTEMLERİ

7.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Fiziksel Evraklar: Evrak üzerindeki kişisel veriler teknolojik veya kimyasal çözümlerle okunamayacak şekilde karartılır veya kesilir.

Dijital Veriler: Veri tabanı veya bulut sistemlerindeki veriler, yetkili kullanıcılar dışında kimsenin tekrar erişemeyeceği şekilde özel yazılımsal komutlarla silinir.

7.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Matbu Belgeler: Tekrar bir araya getirilemeyecek mikro boyutlarda evrak imha makinelerinden geçirilerek imha edilir.

Donanım ve Medyalar: Optik/manyetik bellekler fiziksel kırma, yakma veya de-manyetize etme (degaussing) yöntemleriyle kullanılamaz hale getirilir.

7.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilmesidir.

8. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ ÇERÇEVESİ

Müşteri / Kursiyer Sözleşme Kayıtları - Sözleşme bitiminden itibaren 10 Yıl - 6098 s. TBK, 6102 s. TTK - Süre bitimini takip eden ilk periyodik imha

Mali, Fatura ve Muhasebe Belgeleri - 10 Yıl - 213 s. VUK, 6102 s. TTK - Süre bitimini takip eden ilk periyodik imha

Çalışan Özlük Dosyaları ve İş Sözleşmeleri - İş ilişkisi sona erdikten sonra 10 Yıl - 4857 s. İş Kanunu, 5510 s. Kanun - Süre bitimini takip eden ilk periyodik imha

İş / Staj Başvuru Formları (CV) - Açık rıza ile 1 Yıl - Sektörel Teamül - Açık Rıza - Süre bitimini takip eden ilk periyodik imha

İSG ve Sağlık Raporları - İş ilişkisi sona erdikten sonra 15 Yıl - 6331 s. İSG Kanunu - Süre bitimini takip eden ilk periyodik imha

İnternet İnternet/Wi-Fi Log Kayıtları - 2 Yıl - 5651 s. Kanun - Süre bitimini takip eden ilk periyodik imha

Çağrı / İletişim / Talep Kayıtları - 3 Yıl - 6563 s. Kanun ve İlgili Mevzuat - Süre bitimini takip eden ilk periyodik imha

9. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI VE BAŞVURU SÜRECİ

Veri sahipleri, KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki taleplerini (öğrenme, düzeltme, silme, aktarılan kişileri bilme vb.) Şirketimize iletebilirler.

Başvuru Yöntemleri

Yazılı / Islak İmzalı Başvuru: Bayramoğlu Mah. Nihal Sok. Bina No: 6D, Darıca / Kocaeli adresine şahsen veya noter kanalıyla iletilebilir.
Elektronik Posta: Şirketimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden veya güvenli elektronik imza ile imzalanarak info@esnekbeyin.com adresine gönderilebilir.

Talepleriniz, Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak yanıtlandırılır.

10. PERİYODİK İMHA VE YÜRÜRLÜK

Periyodik İmha Süresi: Şirketimiz periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Her yıl Haziran ve Aralık aylarında saklama süresi dolan veriler re'sen imha edilir.

Yürürlük: İşbu Politika yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer ve kurumsal web sitemizde erişime açık tutulur. İhtiyaç halinde Komite tarafından gözden geçirilerek güncellenir.